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Hay empresas que saben que tienen obligaciones en materia de prevención del blanqueo de capitales pero no saben muy bien qué documentos necesitan, qué tiene que incluir el manual de prevención o si lo que tienen es suficiente. Y hay otras que directamente no saben que están incluidas en el listado de sujetos obligados y que deberían haber elaborado ese manual hace tiempo.
El manual de prevención del blanqueo de capitales es el documento interno que recoge las políticas, procedimientos y controles que una empresa aplica para prevenir que sea utilizada para blanquear dinero o financiar actividades terroristas. Es un requisito obligatorio para los sujetos obligados por la Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo (PBC/FT).
No se trata de un documento burocrático. Es la columna vertebral del sistema de cumplimiento en materia de blanqueo: sin un manual actualizado y adaptado a la actividad de la empresa, el resto de las obligaciones —formación, diligencia debida, comunicación de operaciones sospechosas— no tienen una base sólida desde la que operar.
¿Quién está obligado a tener un manual de prevención del blanqueo?
La Ley 10/2010 establece el listado de sujetos obligados. Entre ellos se encuentran, con mayor relevancia para el sector empresarial:
- Auditores de cuentas, contables externos, asesores fiscales y abogados cuando ejercen determinadas funciones (gestión de fondos, constitución de sociedades, operaciones inmobiliarias, etc.).
- Promotoras y agentes inmobiliarios que intervengan en operaciones de compraventa.
- Notarios y registradores de la propiedad y mercantiles.
- Empresas de servicios de inversión y entidades financieras de todo tipo.
- Prestadores de servicios a sociedades y fideicomisos (gestores de empresas, directores de sociedades por cuenta de terceros, etc.).
- Joyeros, comerciantes de obras de arte y casas de subastas cuando realizan transacciones en efectivo superiores a 10.000 euros.
- Gestores de fondos de capital riesgo y entidades de pago.
Si tu empresa pertenece a alguno de estos sectores o realiza actividades similares, estás obligado a tener implementado un sistema de prevención del blanqueo, del que el manual es la pieza central.
¿Qué debe incluir el manual de prevención del blanqueo de capitales?
El manual de prevención debe estar adaptado a la actividad, el tamaño y el perfil de riesgo de cada empresa. No existe un modelo único, pero sí contenidos mínimos que deben estar presentes:
1. Política de aceptación de clientes
El manual debe recoger los criterios que aplica la empresa para aceptar o rechazar una relación de negocio con un cliente. Incluye la clasificación de clientes por nivel de riesgo (bajo, medio, alto) y las medidas de diligencia debida que se aplican en cada caso.
2. Procedimientos de identificación y diligencia debida
Describe cómo se identifica al cliente y, en su caso, al beneficiario final (la persona física que está detrás de la relación de negocio). Incluye qué documentación se solicita, cómo se verifica y con qué periodicidad se actualiza.
3. Evaluación y gestión del riesgo
El manual debe contener la evaluación del riesgo de blanqueo específica de la empresa: qué tipos de clientes, productos, servicios, zonas geográficas o canales de distribución presentan mayor riesgo y cómo se gestiona ese riesgo.
4. Procedimiento de comunicación de operaciones sospechosas
Describe el canal interno a través del cual los empleados comunican al responsable de cumplimiento las operaciones o conductas que generan sospechas. Y el procedimiento para comunicar al SEPBLAC (Servicio Ejecutivo de la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales) cuando así corresponda.
5. Designación del responsable de cumplimiento (RC)
El manual debe identificar quién es el responsable interno de PBC/FT en la empresa, cuáles son sus funciones, su nivel de autonomía y su acceso directo al órgano de administración. En las pymes, esta función suele recaer en el propio administrador o en un directivo de primer nivel.
6. Plan de formación
Los empleados que participan en operaciones con clientes deben recibir formación periódica en materia de PBC/FT. El manual debe recoger el plan de formación: frecuencia, contenidos mínimos y cómo se acredita la formación realizada.
7. Conservación de documentación
El manual debe establecer la política de conservación de documentos: qué se guarda, durante cuánto tiempo (mínimo 10 años) y en qué formato. Este punto es crítico en cualquier inspección del SEPBLAC.
Errores frecuentes al elaborar el manual de prevención
- Usar una plantilla genérica sin adaptar: el manual debe reflejar la actividad real de la empresa. Un documento copiado de internet o de otro sector que no está adaptado a los clientes, servicios y riesgos de la empresa es prácticamente inútil en una inspección.
- No actualizarlo: el manual debe revisarse y actualizarse cuando cambien la normativa, la actividad de la empresa o su perfil de riesgo. Un manual desactualizado tiene casi el mismo valor que no tenerlo.
- No formar al personal: el manual existe en papel pero los empleados no saben que existe ni qué deben hacer si detectan una operación sospechosa. La formación documentada es imprescindible.
- No designar responsable de cumplimiento: la Ley exige que exista una persona identificada con esa función. No puede ser algo difuso o no asignado.
Preguntas frecuentes sobre el manual de prevención del blanqueo
¿Las pymes pequeñas también tienen que tener manual de prevención?
Sí, si son sujetos obligados. El tamaño de la empresa no exime de la obligación. Ahora bien, la normativa reconoce el principio de proporcionalidad: las medidas que aplica una pyme no tienen que ser tan complejas como las de una entidad financiera. El manual debe ser adecuado al tamaño y la complejidad de la actividad.
¿Qué pasa si el SEPBLAC inspecciona mi empresa y no tengo manual?
La ausencia de manual de prevención o tenerlo de forma meramente formal (sin estar implementado en la práctica) es una infracción grave. Las sanciones pueden oscilar entre 60.000 euros y el mayor de los siguientes importes: 150.000 euros, el doble del beneficio obtenido o el 1% del volumen de negocio. Además de las consecuencias económicas, las infracciones graves se publican en el BOE.
¿Con qué frecuencia hay que actualizar el manual?
No hay una periodicidad mínima fijada por ley, pero sí la obligación de revisarlo cuando se produzcan cambios relevantes: nuevas normativas, cambios en la actividad, incorporación de nuevos productos o servicios, o variaciones significativas en el perfil de riesgo de los clientes. Como mínimo, se recomienda una revisión anual.
¿Tu empresa tiene el manual de prevención en regla?
Elaborar un manual de prevención del blanqueo de capitales que sea realmente útil —y no solo un documento formal para guardar en un cajón— requiere conocimiento profundo de la normativa y de cómo aplicarla a la actividad concreta de cada empresa.
En Capital Auditors & Consultants elaboramos y revisamos manuales de prevención del blanqueo de capitales adaptados al perfil de riesgo de cada empresa. También realizamos el informe de experto externo cuando la entidad está obligada a someterse a una revisión independiente de su sistema de PBC/FT.
Si no tienes claro si tu empresa está obligada o si el manual que tienes cumple con los requisitos actuales, contáctanos. Lo revisamos sin compromiso.
