¿Cuánto le cuesta a una empresa un trabajador?

La mayoría de los empresarios saben el salario bruto que acuerdan con su empleado. Pero muy pocos saben cuánto les cuesta ese trabajador realmente. La diferencia entre lo que figura en el contrato y el coste total que soporta la empresa puede superar el 30%. Y ese gap es el que genera sorpresas desagradables en la cuenta de resultados.

El coste empresarial de un trabajador no es solo el salario bruto. Incluye cotizaciones a la Seguridad Social que paga la empresa, posibles complementos, costes de formación y otros conceptos que muchos empresarios no calculan correctamente cuando toman decisiones de contratación.

En este artículo te explicamos el desglose completo del coste real de un trabajador para la empresa, con un ejemplo práctico y los porcentajes vigentes de cotización.

¿Qué incluye el coste real de un trabajador para la empresa?

Cuando contratas a alguien, el desembolso real que hace tu empresa tiene tres grandes bloques:

• Salario bruto pactado: lo que figura en el contrato y en la nómina como retribución bruta anual.
• Cotizaciones a la Seguridad Social a cargo de la empresa: son las aportaciones que la empresa paga directamente a la Seguridad Social, al margen del salario. Son el coste más desconocido y el que más sorprende.
• Otros costes asociados: indemnizaciones por fin de contrato, equipamiento, formación, ropa de trabajo, seguros, etc. Varían según el puesto y el sector.

Las cotizaciones a la Seguridad Social: el gran coste oculto

La empresa paga cada mes a la Seguridad Social un porcentaje sobre la base de cotización del trabajador (que generalmente coincide con el salario bruto, con algunos matices). Los tipos de cotización vigentes a cargo del empleador son aproximadamente:

• Contingencias comunes: 23,6%
• Desempleo (contratos indefinidos): 5,5%
• FOGASA (Fondo de Garantía Salarial): 0,2%
• Formación profesional: 0,6%

Total aproximado: entre el 29% y el 32% sobre la base de cotización, según el tipo de contrato y las contingencias aplicables. Estos porcentajes son orientativos y pueden estar sujetos a cambios normativos. Consulta siempre los tipos vigentes con tu asesor laboral.

Tabla de coste real: ejemplo con salario bruto de 28.000 € anuales

Este ejemplo es orientativo. Las cifras pueden variar según el convenio colectivo aplicable, el tipo de contrato, la base de cotización máxima y mínima y las deducciones en cuota aplicables.

El IRPF y las cotizaciones del empleado se descuentan de su nómina: la empresa las retiene y las ingresa en Hacienda y en la Seguridad Social, pero no son un coste adicional para la empresa. El coste real para la empresa es el salario bruto más las cotizaciones a cargo del empleador.

¿Cuánto cuesta contratar a un trabajador con diferente nivel salarial?

A modo de referencia rápida, este es el coste empresa aproximado según distintos niveles salariales (aplicando ~30% de cotizaciones SS empresa sobre el salario bruto):

(*) La base máxima de cotización tiene un tope anual establecido por ley. Para salarios altos, las cotizaciones no crecen indefinidamente. Consulta la base máxima vigente en cada ejercicio.

Otros costes que debes tener en cuenta al contratar

Más allá del salario y las cotizaciones, contratar a un trabajador puede generar costes adicionales que muchas empresas no presupuestan correctamente:

• Costes de selección y onboarding (tiempo de formación inicial, baja productividad en las primeras semanas).
• Equipamiento y materiales de trabajo (ordenador, móvil, ropa, herramientas).
• Costes de absentismo: cuando un trabajador está de baja, la empresa puede seguir pagando complementos según convenio, y necesitar cubrir el puesto.
• Indemnización por fin de contrato: en contratos temporales o despidos, la empresa debe abonar la indemnización correspondiente (12 o 20 días por año trabajado según el tipo).
• Costes de gestión de nóminas: tiempo interno o coste de gestoría para preparar nóminas, seguros sociales y trámites laborales.

Preguntas frecuentes sobre el coste de un trabajador

¿El coste para la empresa es siempre el 30% más del salario bruto?

Aproximadamente sí, aunque puede variar. Hay bonificaciones en las cotizaciones para determinados colectivos (jóvenes, parados de larga duración, personas con discapacidad, etc.) que pueden reducir significativamente ese porcentaje. Tu asesor laboral puede identificar si tu contratación es elegible para alguna de estas bonificaciones.

¿Qué diferencia hay entre el coste empresa y el salario neto que recibe el trabajador?

El coste empresa es todo lo que desembolsa la empresa: salario bruto + cotizaciones SS a su cargo. El salario neto es lo que cobra el trabajador en su cuenta después de descontar el IRPF retenido y sus propias cotizaciones. La diferencia entre el coste empresa y el neto del empleado puede superar el 40%.

¿Cómo puedo reducir el coste real de contratar trabajadores de forma legal?

Existen varias vías: bonificaciones en cotizaciones por tipo de contrato o colectivo, contratación en prácticas o formación, incentivos a la contratación indefinida y optimización de la estructura retributiva (retribución flexible, dietas, vehículo de empresa, etc.). Un buen asesoramiento laboral puede generar ahorros significativos.

¿Quieres controlar el coste real de tu plantilla?

Calcular correctamente el coste empresa de un trabajador es imprescindible antes de contratar, de negociar un convenio colectivo o de tomar decisiones de estructura de plantilla. Y gestionar bien las nóminas, las cotizaciones y los trámites laborales es una tarea que consume tiempo y requiere conocimiento actualizado de la normativa.

En Capital Auditors & Consultants ofrecemos el servicio de gestión laboral y outsourcing de nóminas para que tú te concentres en tu negocio y nosotros nos encargamos de que cada nómina, cada cotización y cada trámite esté correcto y en plazo.

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